En la cultura japonesa hay una gran demarcación entre la gente que está dentro de un grupo (los de dentro-内) y la que está fuera de un grupo (los de fuera-外). La forma de comportarse al interaccionar con otras personas varía mucho si se trata de alguien de “los tuyos” o no.

En Japón, la posición social de una persona depende mucho del grupo al que pertenece. Por ejemplo, al presentarse por primera vez lo primero que hay que decir es la posición dentro de la empresa y después tu nombre comenzando por el nombre de la familia y después el nombre de pila (en Japón siempre se ha sobrepuesto el nombre de la familia sobre el nombre de pila, por ejemplo, si tu nombre es Javier García en Japón tendrás que decir García Javier).

Este concepto se puede aplicar a mucho niveles. Para relaciones entre compañías, para relaciones entre departamentos de la compañía, para relaciones entre grupos dentro del departamento etc.

La regla general a la hora de interactuar es: con gente de tu grupo más cercano puedes intercambiar opiniones, información etc, pero para poder comunicarte con gente de otros grupos hay que seguir el protocolo. El protocolo consiste en rellenar un formulario que le das a tu jefe y a continuación tu jefe se lo pasa al jefe del otro departamento/grupo para ver si procede tu petición etc. Este proceso es lento, muy lento, especialmente cuando el formulario tiene que subir varios niveles y luego bajar. Esta puede ser una de las razones por las que las empresas japonesas son lentas pero seguras.

La filosofía consiste en que en las compañías tradicionales japonesas, siempre hay una manera correcta de hacer algo siguiente el método, la idea es minimizar las fricciones entre grupos y mantener a todos informados sobre lo que se está haciendo. Además, si algo sale mal o bien siempre hay constancia por escrito de todo lo que se hace.

Veamos ahora como empieza un recién graduado a trabajar en una empresa. Normalmente nada más llegar a la empresa a cada nuevo trabajador(Kohai) se le asigna un “Senpai” (Tutor). El “Senpai” es el encargado de enseñar durante los primeros meses al “Kohai”, este es el mecanismo básico de aprendizaje empresarial en Japón.

Otro tipo de relación es la de Jefe-Subordinado (Joushi-Buka). Después del periodo de entrenamiento se supone el Subordinado realmente conoce a su jefe, por lo que sin hacer peticiones explícitas éste debe saber lo que el jefe quiere. Esta es una forma muy típica de comunicación japonesa, consiste en “Entender 10 a partir de escuchar 1″. Con esto me refiero a que si el jefe dice “Podríamos hacer A”, entonces el subordinado “Hace A y B y C”. Es decir, hay que conocer mucho al jefe. Algo también muy típico de esta relación consiste en ir a tomar cervezas con el jefe, ese es el momento de quejarte sobre tal o cual sin tapujos. Si con el tiempo todo va bien tu jefe subirá un nivel en la escala y tu también. Normalmente el sistema es muy estricto y vas subiendo niveles simplemente en base a la antigüedad, no hay peligro de que venga alguien “super listo” y te supere.

Estos dos tipos de relaciones son de tipo vertical, pero también existe la relación un tipo de relación horizontal llamada “Doki” (Del mismo periodo). El término “Doki” se usa para referirse a todos los empleados que se incorporaron a la compañía el mismo año. Todos los que se unen el mismo año comenzarán a ir a beber (Nomikai) juntos e intercambiar opiniones entre ellos, poner a caldo al fulanito, quejarse porque el jefe ha dicho tal o cual etc. Es la verdadera opinión (Honne-本音) de cada uno la que se intercambia en los “Nomikai” (Reunión en un bar para beber y charlar), normalmente durante el trabajo nunca se suelen intercambiar opiniones fuertes para no romper la armonía entre los grupos. Este tipo de reuniones entre “Doki” hace que fluya mucha comunicación no oficial entre departarmientos.

Veamos un ejemplo de como “Doki” puede ayudar a hacer las cosas rápidamente. Supongamos que eres un investigador en el departamento de Investigación y Desarrollo de Toyota, digamos que has encontrado la forma de mejorar la el tiempo de producción de la pieza X y quieres preguntar a alguien de la planta de producción si sería posible hacer los cambios Y y Z en la cadena de producción. La forma correcta de proceder sería escribir el “Rishingo” (Un formulario oficial) que subirá a los niveles superiores del departamento, luego se enviará a través de los otros departamentos hasta llegar a la planta de producción donde el formulario bajará varios niveles hasta llegar al encargado de la cadena de producción. El formulario tiene que ser leído y firmado por cada una de las personas por las que pasa. Puede que tarde más de un més en llegar al encargado de la cadena de producción y luego otro mes en volver con la respuesta, si es negativa, seguramente hayamos perdido dos meses esperando. ¿Cómo podemos tener la información rápidamente y evitar esperar dos meses para nada? La forma más inteligente consiste en hablar con algún “Doki” durante un “Nomikai” que trabaje en la planta de producción y comentarle la cuestión. Tu “Doki” se encargará de comentarlo con los de su departamento y preguntará si los cambios Y y Z son posibles. Si la respuesta es afirmativa entonces ya sabes que no vas a perder el tiempo enviando el “Rishingo”(Formulario). ¡¡Sí, sí!! Aun así, hay que rellenar el formulario de los cojones, la técnica de contactar extraoficialmente sirve solo para ver que no vas a perder el tiempo rellenando papeles para luego recibir una respuesta negativa.

Concluyendo, en la sociedad japonesa todo debe ir por escrito, para evolucionar dentro de la empresa tienes que ir a beber (Nomikai) con los colegas y con el jefe, la forma de proceder dentro de la empresa está muy muy definida.

En Japón hay un sistema, una forma de proceder después de terminar los estudios universitarios, hay grandes empresas que contratan centenares de nuevos empleados cada año y los siguen enseñando durante años hasta que pasan a ser elementos indispensables dentro de la empresa. En otras sociedades no existe un sistema definido, es todo más bien caótico, cuando empiezas a trabajar al salir de la universidad no sabes muy bien que será de ti al cabo de 20 años. Los japoneses si que lo saben.

Pero todo este sistema también tiene sus problemas que se están viendo por ejemplo en algunos malos resultados de empresas tradicionalmente japonesas, Mitsubishi por ejemplo. Por lo que hay empresas que están empezando a buscar el equilibrio y están adoptando ciertos modelos basados en filosofía americana (Toyota) o europea (Nissan).