Gestión de Viajes Corporativos

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Gestión de Viajes Corporativos La Gestión de Viajes Corporativos (Corporate Travel Management- CTM) es la función de administrar el enfoque estratégico de la compañía para viajes (su política de viajes), las negociaciones con todos los proveedores, el día a día de las operación del programa de viajes corporativos, protección y seguridad de viajero, administración de tarjetas de crédito y gestión de datos sobre viajes y entretenimiento (T&E). CTM no debe confundirse con el trabajo de una agencia de viajes tradicional. Dado que las agencias prestan los servicios de viajes día a día a sus clientes corporativos, son el brazo ejecución de lo que el responsable de CTM ha negociado con los proveedores finales y de los que ha definido en las política internas de la corporación. En otras palabras, el responsable de CTM decide sobre los servicios que los empleados pueden contratar, en que clases puedan volar, negociar tarifas/tarifas corporativas con aerolíneas y hoteles, así como establecen reglas en el uso de la tarjeta de crédito corporativa. Por otro lado, la agencia hace la reserva real dentro de los parámetros que la corporación ha indicado. Para la mayoría de las empresas los gasto de "viaje y representación" (T&E) representan el segundo mayor gasto anual controlable, superado sólo por sueldos y beneficios y es frecuentemente superior a los costos de tecnología o bienes raíces. Estos costos no sólo se limitan a viajar (línea aérea, hotel, alquiler de coches, etc.) sino también incluyen todos los gastos incurridos durante el viaje, como comidas entre el personal y el cliente, las tarifas de taxis, propinas, regalos a clientes, suministros (suministros de oficina y servicios), etc. Además esta área a menudo incluye administración de reuniones, administración de datos de viajes seguridad y protección de viajeros, así como tarjetas de crédito y en general todo la administración de datos de viaje. La gestión de estos gastos en empresas consolidadas usualmente se maneja generalmente por el Travel Manager Corportativo (administrador de viajes o gestor de viajes corporativos), una función que usualmente es parte de los departamentos de finanzas, recursos humanos, adquisiciones o departamento de servicios administrativos. Como esta función toca a todas estas áreas de alguna forma y representa un gasto importante del corporativo, es razonable que en una empresa esta función tenga igual clasificación que la de la cabeza de cualquier otra división importante y no sea vista solo como un subconjunto de los departamentos existentes, o la responsabilidad únicamente de una asistente ejecutiva. ^[1]

Referencias

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