La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) es una de las estrategias y tecnología empleadas en la industria de la tecnología de la información para manejar la captura, almacenamiento, seguridad, control de versiones, recuperación, distribución, conservación y destrucción de documentos y contenido. Evidentemente se debe entender que los documentos también son contenidos y deben ser gestionados como tales.

Las 7C’s de la Documentación Digital son:

Cumplimiento. Las empresas que cotizan en bolsa, así como otras que están vinculadas a los sectores de seguridad nacional, financieras y efectos legales están sometidas a leyes y regulaciones a nivel internacional sobre el manejo de documentos físicos, que hoy en día se han modificado y se han hecho aún más estrictas. Al vivir en un mundo globalizado estas mismas regulaciones empezarán a aplicarse por ende en empresas a nivel nacional. Estas mismas leyes ya contemplan también el manejo de formatos digitales, al contar con toda nuestra documentación de forma digital será mucho más fácil cumplir con estas regulaciones.

Control. Es muy difícil mantener un archivo físico bien ordenado; al contar con documentos digitales, sobre todo explotando las herramientas de administración que el software incluye, en minutos tendremos millones de documentos correctamente dispuestos.

Costo. Los siniestros ocurren cuando menos se les espera; en ese momento daríamos cualquier cosa por recuperar esos documentos valiosos que se perdieron en un incendio, una inundación, terremoto, etc. Y más aún, el poder recuperarlos físicamente es costoso, tardado y a veces imposible, por lo cual teniéndolos digitalizados nuestro ahorro es increíble.

Colaboración. El escaneo de documentos permite compartirlos y delimitar accesos a la información que contienen los mismos, convirtiendo esta actividad en un trabajo de equipo.

Continuidad. El contar con una base de documentos digitales, garantiza que pase lo que pase, existirá una prolongación indefinida de esa información, aun no contando con el documento original, dando herramientas suficientes para cualquier dependencia o empresa a responder en cualquier situación que se presente.

Calidad. Es el compromiso de realizar bien las cosas en el momento justo y que satisfacen una serie de necesidades, al contar con datos capturados, procesados, almacenados y entregados de manera correcta, se avala que dicha la información obtenida no contiene errores, es veraz y siempre se mantiene actualizada y en un estándar de calidad.

Competitividad. En la actualidad, estamos expuestos a competir con empresas de cualquier otra parte del mundo, lo cual nos exige absorber, transformar y reproducir tecnología con mayor rapidez; así como adaptarse a los cambios en el contexto internacional, trabajando con tecnología de punta podremos lograr ser una institución más sólida ante la competencia y obtener mayores oportunidades en el mercado.

Referencias

• ECM Enterprise Content Management, Ulrich Kampffmeyer. Hamburg 2006, ISBN 978-3-936534-09-8 (English, French, German), PDF.
• Los intereses económicos, adquisiciones astronómicas en el mundo del ECM, artículo de interés