Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo.

Expediente en Uruguay

En el Uruguay el expediente y su funcionamiento se describe completamente en el Decreto 500 del año 1991.

A continuación se reproducen los aspectos más relevantes del mismo:

• Se formará expediente con aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. Se iniciarán a instancia de personas interesada o por resolución administrativa, las que formarán cabeza del mismo.
• Los expedientes se formarán siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que lo integra, en forma sucesiva y por orden de fechas.
• No se formará expediente con aquellos documentos que por su naturaleza no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite. Especialmente quedan comprendidos en esta prohibición las cartas, las circulares y los memorandos.
• Tampoco se formará expediente con aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través de formularios.
• Lo dispuesto precedentemente es sin perjuicio de la agregación de esos documentos a los expedientes que se formen de acuerdo con lo establecido en el artículo 34, cuando así corresponda.
• Los expedientes se identificarán por su número correlativo anual único para todos el organismo, el que será asignado por la unidad de administración documental.
• El jerarca de cada dependencia o repartición fijará, dentro del plazo de ciento ochenta días a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la secuencia de las unidades administrativas que habitualmente deban participar en la sustanciación de cada tipo o clase de expediente por razón de materia, con la que se elaborará la correspondiente hoja de tramitación.
• Dicha hoja será puesta por la unidad de administración documental como foja inicial del expediente, a continuación de la carátula y antes de toda actuación.
• La intervención de unidades o de órganos de asesoramiento no previstos originalmente en la mencionada hoja, será debidamente justificada por la unidad que la promueva.

Expediente electrónico en el Uruguay

A partir de la definición del expediente sustentado en papel, surge en el año 1998 el Decreto Nº 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Este regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.

Básicamente este decreto establece que las actuaciones en la administración pública, así como los actos administrativos que se dicten en las mismas, podrán realizarse por medios informáticos.

Destaca que "...el expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. La documentación emergente de la trasmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por si, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original trasmitido. Todo documento electrónico autenticado mediante firma digital, se considerará como de la autoría del usuario al que se haya asignado la clave privada correspondiente."

Enlaces a productos uruguayos de expediente electrónico

• UTE es un ente público uruguayo, cuya Unidad de Consultoría Externa (CONEX) desarrolla el producto GEX de Expediente Electrónico.
• GEOEXPEDIENTES es un producto de Expedientes Electrónicos desarrollado por GEOCOM Uruguay.
• INTEGRADOC es un producto que da soporte completo al Expediente Electrónico.
• URUDATA desarrolla el producto Q-Expeditive que da soporte completo al Expediente Electrónico.

Enlaces a normativa legal vigente en el Uruguay

• Decreto 500 de 1991 del Uruguay
• Poder Legislativo del Uruguay quien dicta y donde se publican todas las Leyes y Decretos.
• Administración Nacional de Usinas y Trasmisiones Eléctricas (UTE)