Getting Things Done (GTD) es un método de gestión del tiempo y también el título de un libro de David Allen. GTD se basa en el principio de que una persona necesita sacar las tareas fuera de su mente recordándolas en algún otro medio. De esa manera, la mente es liberada del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer y puede concentrarse en realizar las propias tareas.

Contenido 1 De qué trata GTD 2 Principios 2.1 Recopilar 2.2 Procesar 2.3 Organizar 2.4 Revisar 3 Herramientas y técnicas 3.1 El archivador de 43 carpetas colgantes

De qué trata GTD

Principios

Los principios esenciales de GTD son:

Recopilar

Capturar todo lo que necesites para seguimiento, recordatorio o actuación en lo que Allen llama un “cesto”: puede ser una caja, tu bandeja de entrada, una grabadora de voz, bloc, portátil, pda o una combinación de ellos a tu comodidad. Saca todo de tu cabeza y ponlo allí, preparado para procesarlo. Todos los “cestos” deberían ser procesados para vaciar al menos una vez por semana.

Procesar

Al procesar tu “cesto”, sigue un estricto flujo:

• Comienza por el principio.
• Procesa solo un elemento cada vez.
• Nunca pongas nada otra vez dentro.
• Si un item requiere una acción:

• Hazla (si lleva menos de dos minutos),
• Delégala, o
• Posponla.

• Si no:

• Archívala,
• Deséchala, o
• Déjala en estado latente para una posible acción posterior.

Regla de los dos minutos: si lleva menos de dos minutos hacer algo, hazlo inmediatamente. “Dos minutos” es orientativo, aproximadamente el mismo tiempo que llevaría posponer formalmente la tarea.

Organizar

Allen describe un conjunto de listas sugerido que puedes usar para llevar un seguimiento de los items que requieren atención:

• Próxima acción – Para cada item que requiera atención, decide cuál es la próxima acción que puedes físicamente tomar sobre él. Por ejemplo, si el item es “Escribir un informe del proyecto”, la siguiente acción podría ser “poner un email a Fede para cerrar una entrevista”, o “Llamar a Juan para pedirle los requerimientos del informe”, o algo así. Aunque hay muchos pasos y accioneds requeridas para completar la tarea, siempre habrá algo concreto que puedas hacer en primer lugar, y precisamente esto es lo que hay que poner en la lista “próxima acción”. Preferiblemente, organízatelas por el contexto en el que tendrás que hacerlas, tal como “oficina”, “teléfono del coche”, “casa del cliente”.
• Proyectos – cada “bucle abierto” en tu vida o trabajo que requiere más de una acción física para terminarse se convierte en un “proyecto”. Se debe hacer seguimiento y vigilar periódicamente para asegurarse de que cada proyecto tiene establecida su siguiente acción y por consiguiente puede avanzar.
• En espera - cuando has delegado una acción en otra persona o estás esperando un evento externo para poder avanzar con un proyecto, debe quedar constancia de alguna forma de este hecho en tu sistema y periódicamente comprobarse para ver si ya se puede continuar con alguna acción o bien hay que enviar a alguien un recordatorio.
• Puede que algún día – cosas que quieres hacer en algún momento, pero no ahora. Ejemplos: aprender chino, vacaciones buceando.

Es importante mantener un calendario/agenda de citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda particularmente reservarlo para lo que él denomina “hard landscape”: tareas que necesariamente tienen que realizarse con una fecha tope, o reuniones y citas que tienen un momento y lugar determinado. Ítems tipo 'to-do' deberían reservarse para las listas “próxima acción”. El último componente clave de organización en GTD es el sistema de archivo. Getting Things Done dice que para poder usar un sistema de archive debe ser fácil, sencillo y atractivo. Incluso un simple trozo de papel, si se va a necesitar en el futuro, debería tener su propio archivo si no pertenece ya a una entrada creada previamente en el sistema de archivos. Allen sugiere mantener un único sistema de archivo organizado alfabéticamente para poder archivar y recuperar la información que necesites lo más rápida y fácilmente posible. Los usuarios del servicio de correo web Gmail pueden usar etiquetas para crear listas y proyectos 'to-do' como explica Bryan Murdaugh en su documento de referencia Getting Things Done with Gmail. Mantiene muchos de los conceptos de GTD implementándolos en el correo web.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios servirán de poco si no los revisas al menos diariamente, o cada vez que dispongas de tiempo. De acuerdo al tiempo, energía y recursos de que dispongas en cada momento, decide qué es lo más importante que puedes estar haciendo en ese momento, y hazlo. Si tienes tendencia a retrasar el trabajo por perfeccionista, puedes terminar siempre haciendo has tareas fáciles y evitando las difíciles. Para resolver esto, puedes decidir realizarlas una por una según el orden de lista, del mismo modo que se procesa la bandeja de entrada. Al menos una vez por semana, la disciplina de GTD requiere que revises todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándote de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados, para ayudarte a refrescar la memoria cada semana.

Herramientas y técnicas

El archivador de 43 carpetas colgantes

Un elemento sugerido por Allen es un fichero de carpetas colgantes para organizar tus documentos de trabajo (conocido por 43 folders). Doce se usan para representar los meses y otros 31 para los días. Las carpetas se ordenan para ayudar a recordar las actividades a realizar cada día. Cada día abres la carpeta que corresponde a hoy. Sacas todos los elementos y pones la carpeta vacía detrás de la carpeta correspondiente al mes siguiente. Esta clase de gestión te permite archivar los recordatorios en papel. Por ejemplo, si tienes un concierto el día 12, guarda las entradas en la carpeta del 12, y cuando llegue ese día, allí estarán