Instancia (formulario)

La instancia es un modelo básico de comunicación con la Administración pública que, con ligeras variantes, un administrado o interesado puede utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algún impreso. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración.

Estructura

Si bien la Ley de Procedimiento Administrativo de cada país suele indicar su contenido, la instancia se divide normalmente en un encabezamiento, una exposición de hechos y fundamentos de derecho y una solicitud; además de una relación de la documentación adjunta.

En el encabezamiento debe identificarse el organismo público o la Administración competentes, así como los datos que identifican al administrado. Estos datos pueden ser, entre otros, el nombre, apellidos y dirección postal (ciudad, código postal, calle, número, piso, puerta) a efectos de notificaciones. Con carácter opcional, puede añadirse el teléfono o la dirección de correo electrónico. En algunos ordenamientos jurídicos, como el español, es preciso que el particular manifieste expresamente que consiente en la notificación por medios telemáticos.

La exposición de hechos y fundamentos de derecho suele estar encabezada por la palabra "EXPONE" y en ella se relacionan, de manera ordenada los hechos o circunstancias que justifican o legitiman lo que se pide más adelante. La petición suele agregarse bajo el título de "SOLICITA" y expresa, concretada al máximo, la acción, ayuda, corrección de error, modificación, reconocimiento de un derecho que el interesado persigue.

Bajo el título "DOCUMENTACIÓN ADJUNTA", en su caso, se mencionan todos los documentos que se añaden a la instancia para justificar la veracidad de lo afirmado o el cumplimiento de los requisitos.

Al pie del escrito se anotan ciudad, fecha y firma, así como el nombre del organismo o cargo al que se dirige la instancia.

Presentación

Los escritos dirigidos a la Administración Pública pueden presentarse en la sede del organismo al que se dirijan o ante cualquier otro órgano administrativo, que lo remitirá al órgano competente. Algunos ordenamientos prevén la posibilidad de presentar estos escritos en las oficinas de correos.

De la presentación deja constancia el funcionario con un sello de registro con un número y la fecha de entrega, tanto en el original como en la copia que, en su caso, quede en poder del interesado. Esta copia sirve como documento acreditativo de la presentación de la instancia.

Cuando es necesario presentar documentación, ésta debe ser original o una fotocopia acompañada del original. En este caso, en el registro se cotejan o compulsan las fotocopias después de verificar que se corresponden con los originales.