Software de administración de proyectos

El software para gestión, administración o manejo de proyectos es un término utilizado en la ingeniería de software que encubre varios tipos de software, entre ellos planeación de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación, manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.

Principales actividades de un software para manejo de proyectos

Planeación

Una de las tareas más comunes en el manejo de proyectos es la planeación de una serie de eventos. La complejidad que puede acarrear esta tarea depende enteramente en la manera en que la herramienta es usada. Algunas de las dificultades para la planeación de proyectos pueden ser:

• Eventos que dependen de la creación de otros eventos.
• Planear que las personas trabajen en las tareas requeridas.
• Asignar los recursos necesarios a las tareas.
• Manejo de las incertidumbres con los estimados de duración de ciertas tareas.
• Acomodar las tareas para cumplir con ciertos hitos.
• Manejar varios proyectos simultáneamente para cubrir los requerimientos.

En cuanto a estos corresponden no son muy utiles para la conversacion en ingles.

Cálculo de la ruta crítica

En la mayoría de los proyectos complejos existe una ruta crítica, es decir, una serie de eventos que dependen entre ellos, y que cuya duración determinan directamente la longitud de todo el proyecto. Algunas aplicaciones de software pueden resaltar estas áreas, las cuales son excelentes candidatos para cualquier tarea de optimización.

Provisión de la información

Para poder justificar todo el tiempo que se emplea en utilizar el software de manejo de proyectos éste debe de proveer una enorme cantidad de información a un gran número de personas. Los requerimientos típicos entre los programas más comunes son:

• Listas de tareas por persona.
• Listas de planeación de recursos.
• Información del tiempo que las tareas requerirán para su completado.
• Advertencias tempranas de posibles riesgos para el proyecto.
• Información de la carga de trabajo y los días feriados o vacaciones para los empleados.
• Información histórica de cómo han progresado proyectos similares anteriormente desarrollados

Aproximaciones al software de administración de proyectos

Escritorio

Planner, una aplicación multiplataforma de administración de proyectos.

El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Esto da, tradicionalmente, el más sensible y gráfico estilo de interfaz.

Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros, pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque es inusual. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.

Basado en el Web

El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.

Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:

• Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.
• Facilidad del control de acceso.
• Naturalmente multiusuario.
• Solamente una instalación/versión de software para mantener.
• Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio.
• Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorios.

Personal

Una aplicación personal de la administración de proyectos es la usada en los hogares para manejar una forma de vida o proyectos caseros. Existe un traslapo considerable con los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos implica interfaces más simples.

Solo un usuario

Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto inmediatamente. Esto se puede utilizar en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en el planeamiento desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.

De colaboración

Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que modifican diversas secciones del plan inmediatamente, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas estimaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categoría, pero tienen la limitación de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.

Para dirigir esta limitación, las herramientas existentes en el software cliente-servidor-based proporcionan un “Rich Client” que funciona en la computadora de escritorio de los usuarios y duplica la información del proyecto y de la tarea a otros miembros del equipo de proyecto a través de un servidor central cuando los usuarios se conectan periódicamente con la red.

Multi-Usuarios o corporativos

Existen también, software o herramientas informáticas que centralizan la información sobre los proyectos que realiza la empresa, es en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO) pero virtual, en ella que los ejecutivos que deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, proactiva y sin mayores costos para la organización ya que existe modelos.

Integrado

Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt tienen seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería asociados a sus proyectos.

Semejantemente, las herramientas especializadas como SourceForge integran software de la gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y software de seguimiento de errores, para poder integrar cada parte de información en el mismo sistema.

Herramientas no especializadas

Mientras que el software especializado puede ser común, y promovido rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear y para programar proyectos.

Críticas al software de la administración de proyectos

Un cierto software no se puede derivar de un método sano de administración de proyectos. Por ejemplo, exhibiendo la opinión de gráficas de Gantt por defecto anima a los usuarios a que se centren en la tarea de programar demasiado temprano, en lugar de identificar objetivos y distribuciones.

Lo anterior se resuelve con las nuevas tecnologías y herramientas de control, gestión y seguimiento de proyectos que permiten la toma de decisiones proactivas logrando hacer los ajustes necesarios minimizando los costos y sobretiempos.

La estandarización, la transferencia tecnológica a través del la consideración de las mejores prácticas ingresadas a la herramienta, logran mejores resultados corporativos.

Algunas personas pueden alcanzar resultados mejores usando una técnica más simple, (Ej. pluma y papel), pero no consideran ... y se complican con los grandes números.

Similar a PowerPoint, el software de administración de proyectos puede proteger al administrador del contacto interpersonal importante.

Los nuevos tipos de software están desafiando la definición tradicional de administración de proyectos. Con frecuencia, los usuarios del software de administración de proyectos no están manejando realmente un proyecto discreto. Por ejemplo, el manejo de la comercialización en curso para un producto ya lanzado no es un "proyecto" en el sentido tradicional del término; no implica la gerencia de los recursos discretos que trabajan en algo con un inicio/fin discreto.

Los usos de Groupware ahora agregan "las características de la gerencia de proyecto" que apoyan directamente este tipo de gerencia de un proyecto orientado al trabajo de piso. Los encargados de proyecto clásicamente entrenados pueden discutir si ésta es "administración de proyecto sana." Sin embargo, los usuarios finales de tales herramientas las referirán como tales, y la definición de facto de la gerencia de proyecto del término puede cambiar.

Cuando hay muchos proyectos grandes, el software de la gerencia de proyecto puede ser muy útil. Sin embargo, probablemente usted no debe utilizar software de la gerencia si lleva un solo proyecto pequeño, pues el software de la gerencia tomará demasiado tiempo.

Contabilidad de proyecto

La contabilidad de proyecto es la práctica de crear los informes financieros diseñados específicamente para seguir el progreso financiero de los proyectos, que se pueden entonces utilizar por los encargados para ayudar a la gerencia de proyecto.

La contabilidad estándar está dirigida sobre todo a supervisar el progreso financiero de los elementos de la organización (departamentos geográficos o funcionales, divisiones y la empresa como conjunto) sobre periodos de tiempo definidos (típicamente semanas, meses, cuatrimestres y años).

Los proyectos diferencian en que son frecuentemente cruzados los límites de la organización, pueden durar para cualquier cosa a partir de algunos días o semanas a un número de años, durante los cuales los presupuestos del tiempo se pueden también revisar varias veces. Pueden ser también uno de muchos proyectos que levanten un proyecto o un programa total más grande.

Por lo tanto, en un ambiente de administración de proyectos los costes y los réditos también se asignan a los proyectos, que se pueden subdividir en una estructura de la interrupción del trabajo, y se agrupan juntos en jerarquías del proyecto. La contabilidad del proyecto permite divulgar en cualquier nivel que ha sido definido que, y permite a menudo la comparación como presupuestos actuales así como históricos.

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