Preservación digital

La preservación digital se basa en la búsqueda de soluciones para conservar aquellos documentos digitales almacenados, sea cual sea su formato, el software, hardware o sistema que se utilizó para su creación, manteniendo así la información pese a los rápidos cambios tecnológicos.

Introducción

Hoy en día gozamos de una cantidad innumerable de métodos digitales que nos permiten almacenar información de todo tipo, el problema existente es que las tecnologías avanzan demasiado rápido lo que hace que la gran parte de estos formatos, soportes digitales, software y hardware queden obsoletos en poco tiempo sumando a todo ello la incompatibilidad de los nuevos sistemas con los antiguos. Este hecho aviva una gran necesidad en la sociedad: no perder la información almacenada durante años. Por ello, la preservación digital, consiste en buscar soluciones que permitan el acceso a todos los materiales digitales almacenados, y que nos asegure su visualización, recuperación y utilización; siendo fáciles de realizar y que satisfagan a un gran número de usuarios.

Estrategias de preservación digital

Las colecciones digitales actuales suelen estar formadas por datos cuya duración e interés social e intelectual sea mayor. Esta selección debe tener como soporte una política de preservación bien definida económicamente, y debe ser supervisada junto con los documentos a salvaguardar. Para llevar a cabo esta tarea de mantenimiento de la información se utilizan métodos como los que se detallan a continuación:

Metadatos

Se pueden crear los metadatos durante la producción de los documentos o simplemente crear unos básicos con la posibilidad de ampliarlos. Existen dos tipos de metadatos:

Descriptores de objetos (permiten su recuperación)

De conservación (describen como acceder a los datos) con dos tipos de información necesaria:

• De contenido: detalles sobre como representar el formato del documento (estos metadatos de representación cambian y se actualizan).

• Descriptiva: incluye identificadores y detalles bibliográficos, propietarios, historia, validación de formatos y nexo con demás formatos.

Preservación de la tecnología

Consiste en el mantenimiento de la máquina con la que fueron creados los documentos, incluyendo software, hardware, etc. No es una solución valida ya que con el paso del tiempo este mantenimiento se verá dificultado por la falta de recambios y avances tecnológicos que harán que dicho ordenador quede obsoleto.

Migración

Este método consiste en la conversión de los documentos almacenados a nuevos formatos con el fin de no perder la información que contienen. Mediante este proceso se mantienen las características esenciales de los datos, aunque el cambio realizado entre tecnologías puede producir pequeños cambios que con el paso del tiempo y de consecutivas migraciones pueden verse acumulados. Por todo esto, se convierte en un proceso poco fiable si se utilizaron componentes muy específicos de software, lo que conlleva una incompatibilidad entre sistemas. La migración también puede utilizarse en la extensión o formato de los documentos, por ejemplo, trasladar un documento en formato Microsoft Word 95 a uno Microsoft Word 97/2000/XP, para aumentar su funcionalidad.

Emulación

La emulación permite simular el comportamiento del software original con el que se crearon los documentos digitales, de forma que puedan ejecutarse y utilizarse pudiendo prescindir del origen. El problema es que este proceso requiere el mantenimiento de una cantidad de información considerable (emulador, SO, aplicación y datos). Pero saber que datos deben preservarse no es siempre tan fácil de identificar, añadiendo que cualquier pérdida en alguno de estos datos haría que la información fuese inaccesible para el usuario.

Replicado (copia de seguridad)

Basado en la realización de duplicados de los datos almacenados. Esta técnica no puede trasladarse a un largo periodo de tiempo, ya que, suele utilizarse en pérdidas de datos debidas a fallos en la computadora, ya sea por causas técnicas o ajenas (como virus), o fallos en el hardware. Suele utilizarse en centros de procesamiento de datos o en situaciones domésticas para evitar la pérdida de estos datos importantes. Lo que se olvida es que los métodos de almacenamiento también quedan obsoletos, por lo que debe realizarse un rejuvenecimiento y una transferencia a nuevos medios.

Arqueología digital

Esta técnica recupera informaciones dañadas, con pérdidas o demasiado antiguas, a causa de un mal trato de los datos (refiriéndose a conservación, etc).

Implementación

Los documentos o imágenes digitales están formados por un conjunto de píxeles distribuidos en un número predefinido de filas y de columnas. Los archivos se transforman en mapas de bits mediante dispositivos electrónicos como escáneres o cámaras. En la transformación se adquiere una cierta resolución y posteriormente los datos se encapsulan en un formato de almacenamiento. Todo esto hace que haya ciertos aspectos a tener en cuenta cuando ejecutamos un sistema de preservación digital.

Conversión

Los programas de digitalización capturan y presentan el formato digitalizado de todo el contenido del archivo transformado, de forma que quede concatenado en un solo documento o en una pequeña colección. Para determinar cuales son las partes importantes del documento se suele comparar la imagen o imágenes digitales con la original teniendo en cuenta la calidad, resolución con la que se transformó el documento, etc. Todo esto para determinar cual será la mejor forma de realizar la conversión, de la información que tenemos en soporte papel a digital, para su almacenamiento

Calidad

Para garantizar que los datos digitales tienen la máxima similitud, sobre todo en rasgos importantes, con el documento original es imprescindible llevar un buen control de la calidad, para minimizar los errores (que podrían acumularse por diversas transformaciones sucesivas). No existe ninguna norma que estandarice este control de la calidad, ya que cada documento, requiere un trato distinto fundamentado en sus características más básicas.

Tramitación de la colección

La permanencia a lo largo del tiempo de una colección digital no solo depende de factores de calidad o de conversión, sino también de una buena gestión, por lo que se refiere, al almacenamiento acorado de los documentos o datos escaneados, mediante organización (ya sea por tamaño, nombre, etc.), nominación adecuada y una buena descripción de los datos. Para hacer una buena tramitación es preciso identificar cada uno de los archivos como único dentro del conjunto, acompañándolo de una buena descripción y si es preciso, por el uso de metadatos.

Organización

Previamente a la nominación y descripción de los documentos es necesario definir como van a ser almacenados. El método más habitual es organizar los datos tal y como lo haría la misma computadora, por lo que se tiene que tener en cuenta el avance tecnológico para evitar incompatibilidades entre máquinas, asegurando que la colección pueda preservarse y asimismo, crecer.

Caracterización

Los ordenadores no son capaces de relacionar documentos por su contenido, es decir, no son capaces de identificar que rasgos son comunes entre dos o más archivos. Hay dos modos de caracterizar o identificar las imágenes:

• Utilizando una numeración predeterminada que quede en memoria.

• Utilizando los nombres completos de los documentos.

Para establecer la identificación de los documentos se adopta uno de los criterios, teniendo en cuenta que el elegido deberá utilizarse a lo largo de toda la colección sin posibilidad de cambio.

Detalle

Para llevar a cabo la descripción de cada documento es necesario el uso de los metadatos para facilitar la tramitación de la colección y el uso de los datos que esta contiene. Hay proyectos actuales que distinguen hasta tres categorías o tipos de metadatos:

• Descriptivos para descripción e identificación de las fuentes de información.

• Estructurados para la navegación y presentación.

• Administrativos para la tramitación y el proceso.

Según el proyecto o colección que llevemos a cabo utilizaremos un tipo de metadatos u otro.

Iniciativas y proyectos

PREMIS working group (OCLC): [1]

PADI Preserving Access to Digital Information: [2]

ERPANET: [3]

The Library of Congress. Digital Preservation: [4]

Digital Preservation Coalition: [5]

La preservación digital y las universidades: [6]

UK national preservation initiatives: [7]

Digital library federation: [8]

National Digital Preservation Initiatives: [9]

CEDARS Curl exemplars in Digital Archives: [10]

DELOS Network of Excellence on Digital Libraries: [11]

Referencias

Directrices para la creación de un Programa de Preservación Digital [12]