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Feria de muestras
Una feria es un certamen periódico en el que empresas o entidades de una misma actividad comercial exponen sus productos. Las ferias también se conocen como salones quedando reservado el término feria de muestras para designar exposiciones generalistas en que se muestran productos de diferentes industrias. Si las primeras están dirigidas al público profesional, las segundas se orientan al visitante profano.
Las ferias convocan a expositores de un mismo sector constituyendo un excelente punto de encuentro entre los fabricantes y sus clientes. En ellas, las compañías presentan sus últimas novedades y realizan demostraciones de producto pues disponen del espacio y el tiempo suficiente para ello. Entre las ventajas que obtiene el expositor de participar en una feria destacan las siguientes:
- realiza un gran número de nuevos contactos profesionales en breve espacio de tiempo.
- puede tratar con sus clientes en un ambiente distendido apropiado para la promoción de productos y a las relaciones públicas.
- conoce con poco esfuerzo las novedades presentadas por sus competidores al ejercer también una función de visitante.
- introduce y testa nuevos productos o servicios.
Por su parte las ventajas que obtiene el visitante son:
- visita en poco tiempo a un buen número de proveedores (reales o potenciales)
- se hace una idea clara del estado de la técnica en un sector que le concierne profesionalmente.
Es importante destacar, no obstante, que las ferias no están estrictamente destinadas a la venta de producto aunque, en ocasiones, sí se consiguen cerrar contratos en la misma. Su función es más bien la de establecer relaciones con los clientes y realizar nuevos contactos comerciales a los que se visitará con posterioridad.
Con el desarrollo de la economía y la globalización de los mercados, el número de certámenes se ha multiplicado ofreciendo un panorama ferial cada vez más extenso y diversificado. Así, encontramos ferias de sectores tan variados como: electrónica, logística, turismo, maquinaria, construcción, etc. Los ayuntamientos promocionan la celebración de estos certámenes en recintos feriales de su propiedad (o pertenecientes a empresas mixtas) alentados por los ingresos que generan tanto de modo directo (stands y consumos dentro de la feria) como indirecto, ya que atraen a gran número de visitantes que realizan consumos en hostelería, transporte, ocio, etc.
El período ferial se aprovecha además, para la celebración de diversas actividades de interés para el sector tales como foros, conferencias, jornadas técnicas, catas de producto, desfiles, etc.
Contenido
Participación en una feria
En el año 2000, se celebraron en España unas 400 ferias y salones abarcando prácticamente la totalidad de sectores y subsectores de actividad. Por el gran número de certámenes posibles se hace imprescindible seleccionar la asistencia a uno u otro por medio de criterios objetivos. Los más adecuados son:
- prestigio y número de visitantes.
- sector de actividad, idéntico al de la compañía.
- zona geográfica, que debe coincidir con la zona de influencia de la empresa.
Las fuentes de información para seleccionar una u otra feria son variadas, siendo las principales:
- Las cámaras de comercio de las ciudades organizadoras.
- La prensa general y, en particular, las revistas profesionales.
- Las propias ferias, sus portales web y resto de su publicidad.
- Las asociaciones de recintos feriales.
Para participar en una feria es imprescindible inscribirse con varios meses de antelación, según las normas de la organización, período que puede alcanzar un año. Una vez recibidas las solicitudes, la empresa organizadora procede a la adjudicación de espacios bien por estricto orden de recepción, bien recurriendo al sorteo. En este sentido, es habitual dar un tratamiento preferencial a los participantes asiduos permitiéndoles escoger espacio o asignándoles los primeros puestos.
El precio del stand en una feria va en función de su ubicación y de los metros alquilados pudiendo además contratar servicios adicionales. La organización pone a disposición de los expositores un modelo estándar pudiendo encargar éstos externamente uno a su gusto. El mayor coste de participación corresponde al alquiler del espacio físico, que se cobra por metro cuadrado contratado. La organización establece una superficie mínima de alquiler fijando un escalado de tarifas en función de los metros alquilados. Otras cantidades a pagar por los participantes son:
- cuota de inscripción, a abonar nada más realizada la solicitud
- seguro obligatorio de responsabilidad civil y daños materiales
- participación en gastos generales: agua, electricidad, etc.
Además, la propia organización de la feria ofrece servicios opcionales, entre los que se encuentran
- inscripción en el catálogo de la feria
- montaje de moqueta o tarima
- montaje de stand
- contratación de azafata o camarero
- alquiler de mobiliario, nevera, plantas, etc.
- alquiler de vajilla o cristalería
- servicio de catering
- fotógrafo de stand
- alquiler preferente de plazas de garaje
El personal
La máxima del personal que atiende el stand debe consistir en atender a los visitantes mostrando profesionalidad y conocimiento del producto expuesto. Por ello, es imprescindible que sean miembros de la empresa participante resultando el más indicado el personal comercial de la misma. Es de gran importancia que antes de la celebración del certamen sean informados de los objetivos tanto estratégicos como operativos que llevan a la empresa a exponer en dicha feria y que tengan un conocimiento profundo del producto expuesto en la misma.
El personal presente en la feria deberá tomar nota de todos los contactos realizados para realizar después las acciones comerciales correspondientes.
Documentación
Es importante para el desarrollo de la feria pertrecharse con una buena cantidad de documentación comercial para repartir a los visitantes al stand: revistas comerciales, catálogos de empresa, folletos de producto, etc. Si el stand es corporativo y engloba a compañías de un mismo holding es importante contar con catálogos de todas ellas entregándolos a los clientes en función de sus intereses. Lo mismo ocurre si se trata de divisiones o delegaciones comerciales que distribuyen diferentes gamas de producto.
El personal que atienda el stand deberá contar con tarjetas de visita de todas las empresas y delegaciones representadas para derivar al cliente hacia el centro que pueda atenderle con mayor garantía.
Comunicación
La participación en una feria debe tomarse como una fiesta comercial de la que deben hacerse partícipes a los clientes. Por ello, es habitual en las ferias obsequiar a los visitantes con un pequeño detalle de merchandising, así como a un aperitivo informal.
El mailing es un instrumento clásico de comunicación y en este caso, se recomienda hacerlo especialmente vistoso y atractivo para atraer la atención del visitante. La publicación de notas de prensa y la contratación de publicidad en la prensa especializada también constituyen formas rápidas de contactar con los clientes. Por último, la organización de la feria regala un determinado número de invitaciones a cada expositor que normalmente éste destina a sus clientes más destacados. Los clientes reciben la invitación con una carta personalizada por parte de la empresa y, en ocasiones, se fija una cita con ellos en la propia feria para darles un trato individualizado.
Seguimiento posterior
Las tareas a realizar tras la participación a una feria son las siguientes:
- seguimiento de los contactos.
- informe general. En el mismo, se debe recoger el grado de consecución de los objetivos marcados, así como ineficiencias a corregir en próximos certámenes. Así mismo, es conveniente hacer un balance general de la participación en el certamen.
- balance económico. Grado de cumplimiento del presupuesto.
- dossier de prensa, si procede. ROLAND
Véase también
Enlaces externos
- AFE - Asociación de Ferias Españolas
- AIMFE- Asociación Española de Marketing Ferial
- EMECA - European Major Exhibition Centres Association
- UFI - Asociación Mundial de Exhibidores y recintos feriales
- Virtual Fair - Nuevos conceptos de feria en el s.XXI
Categorías: Ferias de muestras | Exposiciones y ferias
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