El lenguaje documental es «un sistema artificial de signos normalizados que facilitan la representación formalizada del contenido de los documentos para permitir la recuperación, manual o automática, de información solicitada por los usuarios. Es pues, el acceso temático más eficaz que ofrece cualquier servicio de información»^[1] .

Los lenguajes documentales son consultados por los documentalistas para indizar y para describir las necesidades de información de los usuarios.

La disciplina que se ocupa de establecer reglas y principios en los lenguajes documentales se llama Lingüística documental.

Contenido 1 Características 2 Elementos importantes del lenguaje documental 3 Funciones del lenguaje documental 4 Tipología 5 Referencia 5.1 Bibliografía 6 Véase también

Características

• Es un lenguaje no natural, aunque utiliza los signos de éste. Estos signos adquieren valor semántico por medio de su normalización y de las reglas morfosintácticas que lo articulan.
• estos signos son palabras que representan nuestro conocimiento de la realidad. También puede darse el reemplazo de estas palabras por símbolos dotados de significado preciso, es decir, guarismos que tienen su correspondencia analógica con términos que describen nuestro mundo.
• El lenguaje documental no puede ser redundante. Parte de su eficacia se basa en este principio. La organización debe regirse por la entropía (mayor información en un solo signo). Ha de ser unívoco.
• Ayuda a expresar la necesidad de información en poco espacio y sin ambigüedad.
• Controla la ambigüedad que produce la polisemia o la sinonimia.

Elementos importantes del lenguaje documental

• Es un lenguaje.
• Formado por un vocabulario artificial y controlado
• Representa las referencias de la información contenida en los documentos
• Su finalidad es permitir el almacenamiento y su posterior recuperación.

.Términos de indización: son expresiones del lenguaje corriente, que obtienen su valor semántico, que alcanzan su significado, a través de la normalización.

• Notaciones de clasificación: son unidades de información que representan otra cosa diferente que ellas mismas.

Para la creación de estas dos, primero se seleccionan los conceptos, después se normalizan las formas y también el significado de esos términos o notaciones, en tercer lugar ya se establecen las relaciones. El lenguaje documental no solo consta de términos sino que estos términos están relacionados, las relaciones semánticas ; hay tres tipos de relaciones semánticas o de significados, que dependiendo del lenguaje documental están más o menos explícitas:

-Relaciones de jerarquía: TG (Término Genérico) TC (Término Cabecera) TE (Término Específico)

-Relaciones de asociación: TR (Término Relacionado)

-Relaciones de equivalencia: USE (Use) y UP (Usado por)

También hay una sintaxis que es el conjunto de reglas que explican como hay que combinar los símbolos para expresar unas ideas. Que un lenguaje documental sea artificial, significa que es un lenguaje que ha sido construido consciente y expresamente con el fin de facilitar la identificación y la representación de los documentos. Para llevar a cabo esta finalidad, se hace un control a tres niveles, por eso también se llama lenguaje controlado: -A un nivel semántico: un término solo representa a un concepto y un concepto sólo es representado por un término.La univocidad se encarga de controlar el significado de los términos y para ello se usa la sinonimia, homonimia y la polisemia. -Control morfológico: se debe normalizar la forma de esos términos seleccionados. La normalización debe tener en cuenta la grafía, las siglas y acrónimos, el género y el número. -Control sintáctico: consiste en la normalización de la estructura del mensaje documental o de las frases documentales, hay que introducir la frase documental de la misma forma que la vamos a recuperar. Con estos tres controles lo que se consigue es la eliminación de la ambigüedad semántica que se produce en un lenguaje natural. Representa las referencias de información contenida en los documentos.En este sentido los lenguajes documentales se han creado por y para el control del contenido de los documentos, el objeto de estudio de los documentalistas es la descripción y la representación de los mensajes fijados en un soporte, mientras de lo que se ocupan los lenguajes documentales es de la referencia de la información, no de la propia información.En este sentido los lenguajes documentales actúan en un nivel informativo secundario y auxiliar. -Finalidad: la información recuperada debe ser pertinente(la adecuación de la información recuperada a la necesidad real del usuario)y relevante(la adecuación de la información recuperada a la demanda concreta del usuario).

Funciones del lenguaje documental

Son tres las funciones que cumplen:

• 1ª Normalización del vocabulario. Tiene como fin unificar todo el vocabulario del lenguaje documental para controlar todas las posibles entradas. Se controla tanto accidentes lingüísticos (polisemia y sinonimia) como el género y el número de las expresiones.
• 2º Inducción. Sirve para indicar constantemente todas las alternativas posibles por entrar a recuperar: genérica, específica y asociada. El lenguaje documental induce al usuario o documentalista hacia la consulta de temas en los que previamente no había pensado, gracias al establecimiento de referencias cruzadas que indican las relaciones que se pueden dar entre la terminología que lo componen. Para ello, el vocabulario se estructura semánticamente estableciendo relaciones tanto paradigmáticas (relaciones que los documentalistas establecen entre términos que no son apreciables en un primer contacto) o sintagmáticas (conceptos con un mismo nivel jerárquico).
• 3º Representación. La correspondencia entre los términos que componen el lenguaje documental y los conceptos presentes en los documentos o en las consultas de los usuarios. Es un lenguaje intermediario o metalenguaje ya que sirve de puente entre la información solicitada y el contenido de los documentos. Además, facilita la formulación de preguntas y la ordenación de conceptos en ella, y la base para efectuar búsquedas al nivel de generalidad o especificidad deseada para permitir facilitar o ampliar la pregunta.

A parte de estas tres funciones básicas, los lenguajes documentales se utilizan en los procesos de indización y resumen al controlar términos ambiguos. También son útiles en la ordenación o archivo de documentos.

Por último, los lenguajes documentales solucionan problemas relacionados con la diversidad de lenguas, al haber tesauros multilingües o, en el caso de los sistemas de clasificación (como la Clasificación Decimal Universal), utilizan una simbología numérica.

Tipología

Existen diversos criterios para tipificar los lenguajes documentales, aunque los más empleados son tres:

1. El principio de control sobre el vocabulario

• 1.1. Libres: se componen de un vocabulario no predefinido que se va creando durante la indización. Dentro de esta categoría estarían los listados de descriptores libres y de palabras clave.
• 1.2. Controlados: son aquellos que presentan un vocabulario ya elaborado y que admite un número limitado de modificaciones. Serían controlados los sistemas de clasificación, los listado de encabezamiento de materias (LEM), la clasificacion colonada o facetada y los tesauros.

2. El principio de coordinación, basado en la sistematización empleada para combinar los elementos que los componen.

• 2.1. Precoordinados: si los términos se coordinan en el momento de elaborar el lenguaje documental o cuando se procede a la descripción de los documentos. Serían las clasificaciones, los sistemas colonados y las LEMs.
• 2.2. Postcoordinados: los términos se coordinan en el momento de la recuperación. Serían los tesauros y las listas de descriptores libres y de palabras clave.

3. El principio de estructura.

• 3.1. Jerarquicos: presenta una estructura arborescente en la que cada concepto depende de uno superior, dependiendo a su vez de otro superior y así sucesivamente. De este tipo son los sistemas de clasificación.
• 3.2. Combinatorios: los términos se relacionan unos con otros, permitiendo una gran cantidad de combinaciones entre ellos, otorgándolos una gran flexibilidad en la recuperación. Son las LEMs, los tesauros y los listados de descriptores libres y de palabras clave.

Referencia

Bibliografía

• GIL URDICIAIN, Blanca. Manual de lenguajes documentales. Gijón: Trea, 2004.
• GIL LEIVA, Isidoro. Manual de indización. Teoría y práctica. Gijón: Trea, 2008.
• VAN SLYPE, Georges. Los lenguajes de indización. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1991.

Véase también

• Indización
• Clasificación
• Tesauro